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不少管理者都有這樣的感慨：“忙了一天，也不知道忙了什麼，時間還不夠用。”其實，只要有效地運用時間，就可以提高工作效率，在相同的時間裏做更多的事，而且做得更好，成為一名出色的管理者。如何才能有效地運用時間呢？
一、按照事務的類型來安排時間
大致來說，事務可以分為四種類型，管理者花多少時間，應視其類型而定。
①緊急而且重要。包括與客戶洽談業務、未按時交貨、設備出故障、產品品質出現問題等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。
②重要但不緊急。包括遠景規劃、產品創新、人才培養、組織協調等。這類事務看起來一點都不急迫，可以從容地去做，但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要務。如果不在這類事務上花最多的時間，管理者就是“不務正業”。
③緊急但不重要。包括批閱日常檔、工作例會、接打電話等。這類事務也需要管理者趕快處理，但不宜花去過多的時間。
④不緊急也不重要。包括可不去的應酬、冗長而無主題的會議等。對於這類事務，管理者可先想一想：“這件事如果根本不去理會它，會出現什麼情況呢？”如果答案是“什麼事都沒發生。”那就應該立即停止做這些事。
二、每天首先著手最重要的工作
一般而言，管理者每天都必須處理許多事務。不少管理者錯誤地認為，他們可先處理好最次要的事激勵自己，最後才面對最重要的工作。這其實是一種不經濟的利用時間的方法。把它拖到最後來幹，管理者經過一天的工作，大都已疲憊不堪，很難有足夠的精力來考慮它，時間也不會很多，想把它做好很難。管理者這樣做的根本原因，是因為內心深處有畏難情緒，回避最重要的工作。作為一名出色的管理者，一定要克服這樣的心理傾向，首先著手最重要工作，用足夠的時間精力來處理它，並把它辦好。
三、每天留些“機動時間”
管理者容易犯這樣的錯誤：用各種活動把一天的時間表排得滿滿的，以致沒有一點“機動時間”處理可能出現的各種突發事件。如果出現意外情況，管理者就不得不放棄計畫中的工作，來處理突發事件，而今日未完成的工作，就必須加進明日的工作表中。工作是一場馬拉松，而非短跑，如此給自己加壓，管理者堅持不了多久。因此，管理者應每天留些“機動時間”，即使沒有發生突發事件，管理者也可利用“機動時間”處理一些較次要的問題；或與員工聯絡一下感情；也可休息一會，考慮一天工作中的得失等。這樣，管理者就可緊張而又不失輕鬆地完成一天的工作，從容地面對明天的挑戰。
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